Бизнес Инженер 8.0 — обзор возможностей программы

bi-logoВ этой статье мы подробно рассмотрим функциональные возможности последней версии программы Бизнес Инженер от компании БИТЕК. Также мы отдельно оценим актуальность горизонтального описания бизнес-процессов в разработанной авторами методике «БОП».

История создания программы и схожесть c Биг-Мастер

Разработчики программы Бизнес Инженер, компания БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии) – выходцы из московского филиала компании БИГ (Бизнес Инжиниринг Групп). Расставание между этим двумя компаниями, по нашим сведениям, прошло не очень гладко, разработчики из компании БИГ считают, что компания БИТЕК сделала свою программу на основе их системы Биг-Мастер ПРОФИ, которую после этого переименовали в ОРГ-Мастер.

Забегая вперёд хочется отметить, что действительно функционал Бизнес-Инженера своей реализацией напоминает Биг-Мастер (Орг-Мастер). Судите сами: и в той, и в другой программе есть технология «горизонтального описания процессов», когда ответственность за функции устанавливается не на графической схеме, как в других системах бизнес-моделирования, а путём связывать сущностей в матрице. И в той, и в другой программе есть отдельный графический редактор, который в Бизнес Инженере называется «График-студио», а в Орг-Мастере — «Графикс».

В 2005 году компания БИТЕК заключила договор с ГК «СТУ», дающий им право распространять программу Business Studio. Это может показаться странным: зачем продавать чужую программу, когда есть своя, при том, что обе программы стоят приблизительно одинаково и служат для решения одних и тех же задач. Но важно понимать, что основная деятельность компании БИТЕК – это проведение семинаров и управленческий консалтинг, а не разработка ПО, поэтому, по сути, им всё равно в какой программе строить бизнес модель предприятия. Мы не знаем условий и договорённостей между этими двумя компаниями, поэтому остаётся только надеяться, что рано или поздно не возникнет конфликт интересов, который приведёт к тому, что компания БИТЕК решит распространять только одну из систем бизнес-моделирования.

Интерфейс и архитектура Бизнес Инженер

Программа может работать как локально, так и по сети, в качестве хранилища используется база данных MS SQL Server. Однако Бизнес Инженер не может работать с сетевой базой напрямую, как это делает, например, Fox Manager, вместо этого используется промежуточный сервер приложений «Бизнес-инженер Сервер». Сервер приложений отвечает также за распределение доступа между пользователями программы и синхронизацию внесённых изменений.

Для написания данной статьи мы использовали исключительно локальную базу данных, поэтому не берёмся судить о скорости и стабильности работы программы в сетевом режиме.

Интерфейс программы нельзя назвать интуитивно понятным, неподготовленному пользователю потребуется некоторое привыкание из-за большого обилия различных кнопок и меню.

Интерфейс Бизнес Инженер 8.0

Практические любое действие в программе можно сделать несколькими способами, например, просмотр связей элемента классификатора возможен в виде матрицы, матричного списка, на графической схеме (при активации опции «Отобразить матричные связи») и во вкладке «связи» на панели атрибутов. Каждый из перечисленных способов удобен лишь в своём случае при определенном сценарии работы с программой. Однозначно, Бизнес Инженер не та программа, с которой можно начать работу без дополнительного обучения и не ознакомившись с руководством пользователя.

Навигатор – это начальный экран, с которого можно перейти в любой раздел программы. Бизнес Инженер позволяет открыть сразу несколько окон и переключаться между ними в верхней части главного окна.

Переключение окон в Бизнес Инженер

Редактирование процесса происходит в отдельном окне «График-студио». К сожалению данное окно открывается только в модальном режиме, а это значит, что вы не сможете продолжить работу с программой пока не завершите редактирование процесса. Это достаточно серьёзное неудобство, ведь довольно часто при построении диаграммы процесса возникает необходимость переключиться на другой процесс, но просмотр двух графических схем одновременно не предусмотрен, видимо в силу каких-то архитектурных ограничений.

Стабильность и скорость работы

Работу в Бизнес Инженере нельзя назвать быстрой или медленной, скорее она находиться на среднем уровне, как у Business Studio.

За время работы с моделью мы периодически сталкивались с проблемами выполнения скриптов анализа процессов: иногда они выполнялись всего за несколько секунд, иногда достаточно долго, а иногда не выполнялись вовсе сколько бы мы не ожидали. Важно отметить, что мы пользовались исключительно демонстрационной базой данных и стандартными скриптами, которые идут в поставке программы, а не создавали их сами, поэтому ошибки с нашей стороны исключены.

Ошибки в Бизнес Инженер 8.0

В программе Бизнес Инженер достаточно и мелких ошибок: иногда кнопки становятся неактивными или невидимыми, содержание меню не соответствует типу выбранного элемента, пропадают части интерфейса и даже элементы управления окнами.

Бизнес Инженер пропадают кнопки

Одной из самых раздражающих особенностей работы с программой является то, что пока открыт Бизнес Инженер, полностью блокируется работа с буфером обмена для других приложений. Например, вам не удастся скопировать и вставить текст в MS Word как при помощи горячих клавиш (Ctrl+C, Ctrl+V), так и при помощи контекстного меню, пока вы не закроете Бизнес Инженер.

Ещё одной неприятной особенностью является некорректная работа программы при использовании более одного монитора: часть окон отображалась не на том мониторе, на котором расположен основной интерфейс программы, также наблюдались проблемы с прорисовкой линий в матричных списках.

Технология «Быстрого описания процессов»

Перед тем как приступить к обзору функционала программы, важно отметить тот факт, что программа Бизнес Инженер основана на упрощенной методике описания бизнес-процессов, которую разработчики называют «БОП» – технология «Быстрого описания процессов».

В классических системах бизнес-моделирования, таких как, ARIS, Business Studio и Fox Manager все связи между объектами модели (должностями, процессами, документами и т.п.) создаются и поддерживаются в графических схемах. В программе Бизнес Инженер применяется альтернативный способ: представление и связь между объектами модели закрепляются с помощью классификаторов и матриц. То есть имеется возможность присваивать ответственность за функции и процессы прямо из справочника, например, при помощи матрицы, которая похожа на таблицу MS Excel, а строить графическую схему при этом необязательно.

Бизнес Инженер - матрица ответственности

По словам разработчиков, данный подход позволяет сэкономить до 90% времени, которое в противном случает тратится на создание графического представления процесса. Звучит заманчиво, но, как показывает практика, работать с огромной таблицей зачастую ещё менее удобно чем с графической схемой. Программа позволяет сворачивать и разворачивать уровни таблицы, открывать выделенную часть в новом окне, а также скрывать несвязанные строки, но этого всё ещё недостаточно для комфортной работы. Кроме того, программа начинает тормозить при большом количестве раскрытых классификаторов, о чём разработчики заботливо предупреждают пользователя.

Бизнес Инженер производительность

Но вы просто вынуждены раскрывать все классификаторы, которых практически всегда больше 500, чтобы увидеть процессы и функции какого-то отдела или должности, так как при выборе опции «скрыть несвязанные строки» программа скроет нераскрытые элементы классификатора даже в том случае, если у них есть связи.

Отображение связей в виде списка позволяет быстро отобразить связи с одним выбранным элементом, при этом дерево разворачивается автоматически. Но этот способ имеет свои недостатки: во-первых, при выборе другого элемента дерево назад уже не сворачивается, необходимо это делать вручную, а во-вторых, если элемент находится за пределами видимой области, то необходимо листать дерево вручную, так как линия к нему не проведётся.

Бизнес Инженер списки

Можно, конечно, связывать элементы напрямую, перетаскивая их на панель связей или через специальное окно, но такой способ не слишком нагляден, ведь вы не видите связи других элементов, поэтому в ходе работы приходиться довольно часто переключаться между разными режимами отображения связей, так как одни из них более удобны для просмотра имеющихся связей, а другие для их редактирования.

Добавление связей в Бизнес Инженер

Большинство описанных проблем можно было бы решить путём введения расширенных фильтров и более «умной» системой скрытия несвязанных элементов. Например, почему бы не учитывать связи внутри свёрнутых элементов в матрице, чтобы пользователю не приходилось разворачивать все элементы вручную? Или почему бы автоматически не скрывать или хотя бы сворачивать в списке те элементы в правой части окна, которые не связаны с выбранным элементом слева? Почему я не могу выбрать в классификаторе нужные мне элементы оргструктуры и построить матрицу ответственности только для них?

Другими словами, технология «быстрого описания процессов», реализуемая в Бизнес Инженере удобна только когда количество должностей и функций не слишком велико. Но на небольшом количестве элементов не возникает проблем и с графическим отображением связей на диаграммах, как это реализовано в классических системах бизнес-моделирования. При этом графическое отображение связей на схеме, как это сделано, например, в Business Studio и Fox Manager имеет свои неоспоримые преимущества перед технологией БОП, реализуемой в Бизнес-Инженер:

  • Сама по себе графическая схема более наглядная чем древовидное описание;
  • Графическая схема позволяет отобразить сложную последовательность и параллельное выполнение функций;
  • На графической схеме мы видим одновременно гораздо большее количество связей чем в матрице, например, связи функций с должностями, функций с документами, функций с ресурсами, входящие и исходящие ссылки и т.п.;

Графическое описание процессов в Бизнес Инженер

Бизнес Инженер также поддерживает классический графический способ описания процессов в виде диаграмм в График-студио. При этом поддерживается большое число различных нотаций: IDEF0, IDEF3, ARIS EPC, ARIS VAD, BPMN и другие. Но проблема состоит в том, что первична всё-таки матрица, а графическая диаграмма это всего лишь надстройка над матрицей, которая позволяет указать взаимодействия между элементами.

Например, если установить связь какого-то процесса или функции с должностью на диаграмме, а затем удалить её из матрицы, то на диаграмме она по-прежнему будет отображаться. Рано или поздно это приводит к тому, что синхронизация между реальными взаимодействиями и отображением на графической схеме теряется, что приводит к разного рода проблемам, например, к невозможности удалить блок из схемы пока не будут удалены связи из матрицы.

Бизнес Инженер удаление блока

Приходиться либо закрывать диаграмму и удалять связи из матрицы (работать одновременно с графической схемой и матрицей нельзя), либо включать режим отображения связей матрицы на диаграмме. К сожалению, этот режим работает не идеально: после отображения связей скрыть их назад уже не получится, а при удалении добавленных блоков каждый раз нужно чётко осознавать хотим ли мы удалить этот блок только с диаграммы либо же хотим также удалить и взаимодействия в матрице и выбирать соответствующую опцию.

Бизнес Инженер удаление связей

Было бы гораздо удобнее, если бы Бизнес Инженер предоставлял возможность автоматического удаления (хотя бы в виде отдельной опции) всех связей при удалении блока, как это сделано в других программных продуктах.

С нашей точки зрения необходимо вводить взаимодействия либо только через матрицы, либо только через схемы, иначе теряется целостность бизнес-модели. Похоже, что разработчики Бизнес Инженера изначально хотели вводить данные именно через матрицы, но потом решили реализовать и поддержку графических схем, но при этом недостаточно проработали синхронизацию данных между графической и матричной моделью.

Сам графический редактор График-студио является надстройкой над MS Visio. При работе с диаграммой, редактор автоматически скрывает «лишние» элементы, которые не нужны для построения выбранного типа схемы, что несомненно является плюсом программы, но при этом нельзя однозначно назвать График-студио более удобным редактором чем Visio, например, чтобы выровнять элементы в Visio – достаточно щёлкнуть мышкой на соответствующий пункт на ленте, а для выравнивания элементов в Бизнес Инженере необходимо заходить из меню в отдельное окно.

Выравнивание элементов в Visio и Бизнес Инженер

В целом редактор График-студио справляется со своей основной задачей и, если бы не перечисленные выше проблемы с синхронизацией графической и матричной модели, его бы можно было рекомендовать для построения диаграмм процессов.

Анализ построенной модели

Программа Бизнес Инженер позволяет рассчитать стоимость выполнения процесса исходя из времени и частоты его выполнения, стоимости часа работы ответственного за его выполнение и стоимости ресурсов.

Бизнес Инженер стоимость процесса

Скажем честно, цель большинства встроенных инструментов для анализа нам понять не удалось. Возьмём для примера «Расчёт численности исполнителей». Допустим в каком-то процессе функция выполняется 6000 раз в месяц, а её длительность — 5 минут, что составляет 500 часов в месяц. Затем из расчёта что у сотрудника в среднем свободно 164 рабочих часа в месяц, из которых часть уходит на перерывы, отпуска и прогулы, Бизнес Инженер высчитывает, что для выполнения функции нам понадобиться около 4 человек.

Расчёт количества исполнителей в Бизнес Инженер

Но эта цифра нам абсолютно ничего не даёт, так как она не учитывает тот факт, что сотрудник выполняет и другие функции в других процессах, значит он уже никак не может выделить 164 часа на выполнение этой конкретной функции, а отсюда следует, что в реальности нам понадобиться больше чем 4 исполнителя. Если вы хотите рассчитывать загрузку персонала корректно, то следует использовать программу Fox Manager, где учитываются все функции, которые выполняет исполнитель, а также его рабочий график или же воспользоваться имитационным моделированием в Business Studio.

Ещё в большее недоумение мы пришли от «Анализа организационной фрагментарности» процесса. Бизнес Инженер высчитывает количество раз, когда в ходе выполнения процесса изменяется ответственный и на основании этих вычислений выдаёт следующий результат:

Бизнес Инженер организационные разрывы

Изначально нам не удалось понять для чего считать эту самую фрагментарность, так как упоминания о ней в руководстве пользователя мы не нашли, но на одном из вебинаров Сергея Ковалёва (руководителя компании БИТЕК), он пояснил, что при оптимизации процессов необходимо стремиться к уменьшению фрагментарности процессов. По мнению Сергея, уменьшая количество взаимодействий внутри процесса мы тем самым снижаем количество потенциальных проблем, которые могут возникнуть на «стыках», которые приводят к увеличению стоимости и времени выполнения процесса.

Честно говоря, такое утверждение привело нас в полное замешательство. Исходя из этой логики, процесс, в котором сотрудник сам себе ставит задачу, сам же её выполняет и сам же себя контролирует является наиболее эффективным с точки зрения программы Бизнес Инженер, ведь его фрагментарность равна нулю, количество взаимодействий сведено к минимуму. С нашей точки зрения, значение фрагментарности, которое рассчитывает Бизнес Инженер не имеет вообще никакого смысла и на него не стоит ориентироваться при проведении оптимизации. Задача программ для бизнес-моделирования не избавляться от взаимодействий в процессах, а детально описывать и регламентировать их, для того чтобы свести к минимуму количество потенциальных проблем, о которых говорил Сергей в своём вебинаре.

Дополнительные классификаторы и возможности

От количества доступных справочников в Бизнес Инженере разбегаются глаза: тут вам и стратегия, и проекты, и факторы среды, и инициативы, и риски, и аудиты, и цели, и показатели, и даже финансы. К сожалению большинство справочников необходимы лишь для того чтобы проставить ссылку из модели на них. Вести финансовый учёт или полноценно управлять проектами в программе Бизнес Инженер нельзя.

Из достойных упоминания дополнительных возможностей программы можно выделить возможность формирования стратегической карты предприятия. Здесь всё абсолютно стандартно: заводим цели, связываем их друг с другом, привязываем показатели, которые контролируют достижение наших целей, задаём плановые значения показателей.

Бизнес Инженер BSC

Фактические значения для показателей можно вносить как в программе, так и через web-портал, предусмотрена также возможность импорта данных через Excel, Access или напрямую из таблиц произвольных баз данных. Результаты достижения целей, а также плановые и фактические значения показателей можно просматривать в таблице или на диаграмме.

HTML-публикация и Web-портал

В последние годы функционал по экспорту данных на веб-портал стал фактически стандартом де-факто для всех систем бизнес-моделирования и Бизнес Инженер – не исключение. Программа позволяет выгрузить данные в HTML формат и разместить их на сервере для дальнейшего просмотра через веб-браузер. Вы можете выбрать какую именно информацию хотите выгрузить, но следует обратить внимание, что публикация полностью статична и не поддерживает распределение прав доступа, редактирование или заполнение каких-либо данных.

Бизнес Инженер HTML-публикация

За отдельную стоимость можно приобрести полноценный Web-портал, который позволяет не только просматривать данные, но и вносить значения показателей и править построенную модель. Естественно портал не может полностью заменить функционал программы Бизнес Инженер, так как в нём нельзя создать отчёт или построить графическую схему.

Среди недостатков реализации Web-портала и HTML-публикации можно отметить тот факт, что они используют фреймы и не оптимизированы для просмотра на мобильных устройствах (телефонах, планшетах и т.п.).

Отчёты в Бизнес Инженер

Бизнес Инженер содержит стандартный набор отчётов, которые пользователь ожидает увидеть в системе бизнес-моделирования, среди них:

  • Должностная инструкция
  • Положение о подразделении
  • Штатное расписание
  • Регламент процесса

Отчёты генерируются ОЧЕНЬ быстро, скорее всего, это связано с тем, что они формируются в формате HTML во встроенный редактор средствами самой программы Бизнес Инженер, при этом никак не используются внешние программы или редакторы, например, MS Word. Сформированный документ можно экспортировать и сохранить в Microsoft Word или, например, PDF-формат.

Самих отчётов много, но их содержание значительно упрощено по сравнению с аналогичными программами. Например, в должностной инструкции отсутствует раздел о взаимодействиях должности и связи с документами.

Программа содержит собственный редактор отчётов, который позволяет менять содержание и оформление документов. К сожалению, пользоваться им очень сложно, так как нужно понимать внутреннюю логику работы программы, специфические термины и писать оформление с использованием HTML-тегов.

Редактор отчётов в Бизнес Инженер

Это, наверное, самый сложный редактор отчётов из тех, что нам доводилось видеть. Если вас не устраивает внешний вид тех отчётов, которые поставляются по умолчанию с программой, то следует быть готовым к тому, что возникнет необходимость проходить дополнительное обучение либо каждый раз обращаться к разработчикам для доработки внешнего вида шаблона.

Наше мнение о программе Бизнес Инженер

Программа Бизнес Инженер понравится тем людям, которые обожают табличное отображение данных и ненавидят построение графических диаграмм в Visio. По сути Бизнес Инженер – это доработанный Excel, адаптированный под требования системы бизнес-моделирования, с возможностью формирования регламентирующей документации и централизованным хранением данных.

Пускай вас не вводят в заблуждение возможности программы по графическому моделированию процессов и огромное количество поддерживаемых нотаций, Бизнес Инженер создавался в первую очередь для построения бизнес-модели в матричной форме.

Имеет ли право на существование такой подход для моделирования? – Безусловно имеет. Считаем ли мы его более перспективным чем классический подход? – Нет. По крайней мере в его текущей реализации.

Также мы считаем, что компания БИТЕК неправильно позиционирует свой продукт на рынке. Если уж Бизнес Инженер использует упрощенную методику моделирования, которая лучше всего подходит для мелких предприятий, то следовало бы и снизить стоимость на такой продукт и сделать более дружелюбный интерфейс, убрав или упростив слишком сложный функционал. Пускай это будет инструмент для тех предприятий, которым уже не хватает возможностей MS Excel, но которые при этом ещё не доросли до полноценного моделирования процессов.

На сегодняшний день стоимость одной персональной лицензии Бизнес Инженер составляет 50 тыс. рублей. Для сравнения самая раскрученная на рынке система Business Studio стоит 46-67 тыс. рублей, а Fox Manager всего около 26 тыс. рублей, при этом обе этих программы являются полноценными классическими системами бизнес-моделирования, которым не присущи перечисленные в обзоре недостатки матричного описания процессов.

Наверняка программа Бизнес Инженер найдёт своих пользователей и сторонников предложенного подхода к моделированию. Лично мы не увидели значительных преимуществ предлагаемой методики горизонтального построения процессов перед классическим построением схем в графической форме, зато обнаружили множество ограничений и неудобств. Но это всего лишь наше мнение. Если вы выбираете инструмент, который позволит сформировать регламентирующую документацию без необходимости рисовать графические схемы, то на сегодняшний день существует всего две таких программы: Бизнес Инженер и ОРГ-Мастер, который уже несколько лет не обновлялся. Если выбирать исключительно из этих двух программ, то рекомендуем всё же Бизнес Инженер.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>