Использование Business Studio в банке (Александр Климчук, банк «Кредит-Днепр»)

В последнее время нельзя не заметить маркетинговые усилия по продвижению программы «Бизнес-Студия», в частности – для банковской сферы. Специально для банков в дополнение к базовой версии программы разработан специальный шаблон, написаны книги по его внедрении, читаются семинары. Не снижая заслуг авторов, считаю свои долгом изложить ряд вопросов по использованию продукта в банке, которые остаются открытыми.

Маркетинг – маркетингом, но долговечность и востребованность продукта определяется его потребительскими свойствами. Поэтому крайне необходим «тест-драйв» программы «Бизнес-Студия» и методики, которая к ней прилагается.Провести такой анализ мне позволяет длительное знакомство с продуктом и полуторалетний опыт его использования непосредственно в банке («Кредит-Днепр», г. Киев)

Студия процессов в банке: какой она должна быть?

Свои выводы по итогам практической работы с продуктом я структурировал в виде ответов на три вопроса: «Зачем?»,«Как?» и « Где?» применять «Бизнес-Студию» в банке.

1. НАЧНЕМ С ГЛАВНОГО ВОПРОСА: ЗАЧЕМ?

Первым приходит в голову простой ответ – для внедрения процессного управления. Но если отбросить в сторону рассуждения о перспективности данного подхода, доводы, «что все это уже делают» — то в чем же смысл?

А смысл очень простой — повышение эффективности банка, как машины для зарабатывания денег. Сначала мы пытаемся взять под контроль основные сквозные процессы, затем добавляем к ним показатели, проводим мониторинг и внедряем проекты по оптимизации. После этого – смотрим на вспомогательные процессы, например – управление персоналом, развитие ИТ-инфраструктуры и т.п.

С перечисленными аргументами трудно спорить. Но где тут место для «Бизнес-Студии», как она может повлиять на работу банка?

2. КАК ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БИЗНЕС-СТУДИИ МЕНЯЕТ РАБОТУ БАНКА?

Лично мое мнение – название «Бизнес-студия» было подобрано неудачно. Оно созвучно с творчеством, поиском решений, неким хаосом из которого может быть взойдет что-то рациональное. Но бизнес- это всегда машина, машина для зарабатывания денег. А банка – это еще и консервативная, точная машина.

Что есть результатом использования этого продукта? Ответ один — это регламентирующие документы. А чем в большинстве регулируется работа банка? Настройкой программных комплексов. Если что-то где-то и не охвачено автоматизацией – то это либо второстепенные функции (например – закупка канцелярских товаров) или до данного участка не дошли руки у ИТ-специалистов. Но все важное находиться под контролем ИТ (двойным, тройным). Вот и получаем противоречие.

Даже если и предположить, что процессная модель в бизнес-студии может стать основой для написания технического задания – то набор стандартов в продукте явно не самым удобным. Хотя я и сам фанат элегантности стандарта IDEF0, но следует признаться – для ТЗ лучше чем стандарт BPMN не придумано. Не вдаваясь в детали, укажу лишь главную причину – этот стандарт позволяет описывать несинхронные процессы, в то время как бизнес-студия «заточена» лишь на синхронные.

Вот и получается на практике: подразделение – «студия» бизнес-процессов рисует свои схемы процессов, а ИТ- службы потом под себя делают другие модели. А то и вообще пишут описание требований в текстовом и табличном редакторе. Со стороны ИТ специалистов возникает резонный вопрос: зачем дважды делать ту же самую работу? Появляется «зоопарк» бизнес-процессов.

У «Бизнес-Студии» в арсенале есть еще аргумент в пользу ее практической полезности – это возможность автоматически перейти от процессного описания деятельности организации к положениям о подразделениях и должностным инструкциям. Но и тут не все гладко.

На практике добиться автоматического формирования данных структурных документов крайне сложно. По двум причинам:

  • Несогласованные справочники.
  • Отсутствие описания всех процессов.

Под несогласованностью справочником я имею ввиду следующее. Как наиболее правильно и удобно формировать модель бизнес-процессов в бизнес-студии? Используя как кирпичики элементы справочников: должностей, документов, ИТ систем, KPI и т.п. А кто даст гарантию, что они актуальны? Даже однажды погрузившись в «зоопарк» ИТ – систем банка, выудив оттуда все необходимые справочники, вычистив их «от мусора» и залив в бизнес-студию мы ни в коем случае не будет уверены, что обеспечили синхронность этих справочников на следующем шаге. В банке появляется новая должность: каким образом ее название отразиться в справочнике бизнес-студии, она будет назначена как участник бизнес-процессов и пр.? Но это еще не главная трудность.

Главной трудностью использования бизнес-студии для автоматического формирования структурных документов является неполнота модели процессов. Готов поспорить – что у авторов продукта нет ни одного примера, когда все организация была описана в продукте и модель поддерживалась в актуальном состоянии. В лучшем случае – используется принцип Парето, когда выделают наиболее важные процессы, их описывают и стараются поддерживать в актуальном состоянии. До прочих процессов обычно и не доходят руки.

3. ГДЕ ЖЕ МЕСТО БИЗНЕС-СТУДИИ В БАНКЕ?

Подходим к главному вопросу: где же будет полезно использование бизнес-студии в банке?

Отталкиваясь от допущения, что смысл применения продукта в банка заключается во внедрении процессного управления, давайте разберемся в каком месте системы управления бизнес-процессами востребован продукт.

Классически, в архитектуре процессного управления выделяют три уровня:

  1. Концептуальный, описание бизнес-модели.
  2. Описание сквозных процессов, когда от концепции мы переходим к сквозной спице, которая проходит через всю организацию и на которую как на шампур мы пытаемся нанизать функции с их атрибутами (исполнители, время, документы и пр.)
  3. Описание функционала для рядовых исполнителей, которые может и не догадываются о всей грандиозности сквозного процесса, им важно лишь описание действий, которые нужно осуществить.

У уровней разные участники и, следовательно, разные требования к процессной модели. Где наиболее уместно использование бизнес-студии?

На концептуальном уровне тут важна простота и понятность схемы. Для этого достаточно и пауэр-поинта, максимум – визио. Делать эту работу в бизнес-студии не очень удобно из-за диссонанса концептуальности рисунка и необходимости использовать существующие справочники-классификаторы модели.

Описание сквозных процессов. Тут скорее да, чем нет. Но есть ограничения. О них я писал выше.

На уровне рядовых исполнителей используется два основных документа: положение о подразделении и должностная инструкция. Естественно хочется использовать встроенные в программу возможности по автоматическому формированию данных документов. Но на практике это сделать сложно. Редко можно добиться полной базы данных процессов. А если база не полная – то и в документах будет лишь часть необходимой информации. Придется дополнять вручную, параллельно вычищая текст от неактуальных сведений.

Использование возможности формировать веб-классификатор процессов и регламентирующих документов также сталкивается с практическими ограничениями с публикацией его на внутреннем портале, разграничением прав доступа и пр.

ВЫВОДЫ

  1. Продукт «Бизнес-Студия» необходим банку как инструмент повышения эффективности деятельности, а не в роли творческой студии.
  2. Повлиять на деятельность банка можно: 1. Изменив настройки программного обеспечения. 2. Переписав должностные инструкции или положения о подразделениях. Графические диаграммы могут понять лишь «избранные» сотрудники банка.
  3. Формирование технических заданий на автоматизацию бизнес-процессов и автоматизация разработки структурных документов сопряжено с рядом вопросов, ответы на которые не просты и не однозначны.
  4. Начинать внедрение «Бизнес-Студии» в банке без ответов на данные вопросы не следует. Проект потеряет свою эффективность.

Александр Климчук, начальник управления организационного развития банка «Кредит-Днепр» (г. Киев), к.т.н.,a.klimchuk@gmail.com

По материалам сайта Finexpert.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>