Fox Manager 1.7 – обзор функциональных возможностей программы

Со времени последнего нашего обзора версии Fox Manager 1.25 программа обновлялась несколько раз, а функционал изменился на столько, что статья утратила свою актуальность, поэтому решено было написать новый обзор с нуля.

Внимание!!! Это обзор старой версии программы, которая больше не актуальна. Рекомендуем ознакомиться с обзором последней версии программы по данной ссылке.

Интерфейс и структура программы

Сразу же после запуска программы Вы заметите, что основной интерфейс программы разбит на следующие вкладки: оргструктура, поставщики, процессы, контроль, документация, аудиты, отчёты, личный кабинет.

Каждая вкладка – это по сути функциональный модуль программы, предназначение которого не сложно понять из названия вкладки. В главном меню расположены элементы управления программой и базой данных, а также дополнительные справочники, которым не нашлось места во вкладках. Программа Fox Manager представлена на 3-х языках: русском, украинском и английском, интерфейс можно переключать «на лету» из главного меню, однако, полноценное руководство пользователя представлено почему-то только на русском. В целом интерфейс достаточно прост, а строгая структуризация функционала по модулям помогает новичкам быстро ориентироваться при поиске нужного элемента.

Модуль «Оргструктура»

Разработчики Fox Manager рекомендуют начинать работу с программой именно с модуля оргструктура. Как оказалось – не зря, начать работу можно и с других модулей, но в этом случае, Вам придётся неоднократно возвращаться и дозаполнять данные после построения дерева оргструктуры, так как без должностей Вы не сможете распределить ответственность за процессы, функции, документы и т.д.

График оргструктуры

График оргструктуры

На первый взгляд всё просто – слева добавляем должности и подразделения (можно импортировать, например, из 1С через MS Excel), заполняем карточки и получаем справа график, который, между прочим, строится полностью автоматически. Единственная особенность – добавление подразделения. Вы не сможете добавить подразделение, не назначив ему руководителя. Также Вы не сможете создать подразделение сразу с двумя руководителями. При малейшем нарушении логики построения оргструктуры, программа выделяет элемент красным цветом.

Ошибка в оргструктуре

Ошибка в оргструктуре

Причина такой придирчивости – алгоритм работы программы: дерево оргструктуры динамическое и позволяет пользователю строить выбранную часть дерева, отображать или не отображать названия подразделений, маркировать цветом подразделения, выделять вакансии и т.д. Как результат – пользователь должен соблюдать заданные правила: у предприятия должен быть руководитель, у каждого подразделения – начальник, руководящая должность должна иметь подчинённых и т.д. А если Вам и этого покажется мало, то к Вашим услугам встроенный настраиваемый анализ оргструктуры.

Анализ оргструктуры

Анализ оргструктуры

Здесь Вы можете проверить заполнение карточек, кол-во подчинённых, соотношение руководящего и производственного персонала и многое другое.

Настройки анализа оргструктуры

Настройки анализа оргструктуры

График, который строится автоматически справа, имеет довольно много настроек. Вы можете выбрать какие поля отображать, настроить глубину, указать, какие свойства подсвечивать и даже настроить отображение фотографий сотрудников. Но есть и один недостаток – алгоритм автоматического построения не всегда оптимально размещает элементы, поэтому, если Вы любитель распечатывать диаграммы и графики, то Вам лучше построить схему вручную.

Схема оргструктуры, построенная в полуавтоматическом режиме

Схема оргструктуры, построенная в полуавтоматическом режиме

На самом деле, конечно же, строить схему полностью вручную «с нуля» не придётся. Программа добавит нужные элементы на диаграмму, структурирует их и отобразит выбранные поля, а дальше уже дело техники: пользователь вручную оптимизирует расположение блоков и подправит размеры таким образом, чтобы уместить диаграмму на нужный формат, например, А4.

Впечатления от модуля

Разработчики Fox Manager уделили модулю «Оргструктура» чрезвычайно много внимания, что выгодно его отличает от конкурентов. Здесь Вам и возможность автоматически и полуавтоматически рисовать схемы, множество различных выделений и подсветок, встроенный анализ построенной структуры и многое другое.

Модуль «Поставщики»

Не совсем понятно, почему разработчики Fox Manager решили вынести поставщиков в отдельный модуль. Честно говоря, по нашему мнению, логичнее было бы поставщиков перенести в меню «Справочники» где находятся остальные вспомогательные элементы программы, такие как, риски, объекты, функциональные группы и т.п.

Собственно, и описывать данный модуль подробно не имеет смысла, так как функционал ясен из названия. Здесь всё стандартно: создаёте поставщиков, группируете их по категориями, ведёте учёт предприятий и контактов (чёрные и белые списки и т.п.).

Впечатления от модуля

Стандартный модуль, не заслуживающий внимания, единственное назначение которого – формирование списка поставщиков для того, чтобы использовать их в качестве субъектов при моделировании бизнес-процессов.

Модуль «Процессы»

Программа Fox Manager, как утверждает руководство пользователя, имеет собственную нотацию для построения бизнес-процессов. Хотя, если присмотреться к нотации поближе, то можно заметить, что это старая, знакомая нам, схема FlowChart, доступная практически в любом редакторе, включая MS Visio.

Редактор процессов

Редактор процессов

Однако разработчики добавили в привычную нотацию некоторые нововведения, например, все функции (блоки действий в процессах) делятся на типы (руководящая, аналитическая, исполнительная и т.п.), при помощи ссылок на диаграмме можно не только показывать взаимодействия между процессами, но и отображать движение документов и ресурсов.

Особенно радует, что нотация «живая», то есть, при редактировании диаграммы, Вы сразу же видите на графике время и частоту выполнения функции, а также стоимость её выполнения, при этом стоимость высчитывается автоматически, исходя из окладов сотрудников, которые её выполняют. Преимуществом такого подхода является хорошая наглядность и визуализация, но существует и недостаток – сложные процессы плохо читаются из-за обилия элементов и надписей, особенно при большом количестве входящих и исходящих ссылок. К счастью пользователь может настроить отображение только нужной ему информации в настройках, а те элементы, которые ему сейчас не нужны, можно сворачивать и разворачивать прямо на графике.

Существует два способа построения процесса. Вы можете строить процессы по старинке, добавляя блоки вручную на схему и соединяя их стрелочками. Но более удобным способом, по нашему мнению, является построение при помощи всплывающего меню, которое автоматически появляется при наведении на блок.

Построение процесса через всплывающее меню

Построение процесса через всплывающее меню

При клике на пиктограмме, программа автоматически добавит соответствующий блок в нужном месте, присоединит к нему стрелку и позволит Вам заполнить необходимые данные. В 90% случаев ручного вмешательство пользователя не требуется, так как программа автоматически размещает блок в свободном месте и сдвигает остальные элементы, однако, бывают и ситуации, когда при добавлении слишком большого количества элементов в середину диаграммы блоки начинают «налазить» друг на друга и приходится редактировать схему вручную.

Отдельно хочется отметить наличие стандартных шаблонов процессов в версии Fox Manager 1.7, а также нескольких сотен стандартных функций для бизнес-процессов (доступны только на русском языке), что может значительно облегчить построение процессов для новичков.

В качестве процессов верхнего уровня используются схемы взаимодействий процессов нижнего уровня, которые при этом строятся полностью автоматически. Т.е., если у Вас один процесс ссылается на другой, то программа сама нарисует стрелку между блоками на диаграмме взаимодействий. Автоматически построенные диаграммы не так красивы, как вручную построенные схемы в IDEF0, например, в Business Studio, но зато они всегда отображают реальные взаимодействия (а не видение аналитика), не требуют времени на построение и всегда актуальны (при изменении взаимодействий между процессами схему можно сформировать заново за несколько секунд).

Модуль «Процессы» также, как и модуль «Оргструктура», содержит блок анализа.

Настройки анализа бизнес процессов

Настройки анализа бизнес процессов

Настроек анализа много, но большинство из них интуитивны и не требуют пояснений. Например, программа проверяет наличие ответственных за процессы и функции, статусы документов, на которые ссылается процесс, наличие входящих и исходящих ссылок, соотношение руководящих и производственных функций и т.д.

Впечатления от модуля

Построение процессов в программе максимально удобно для новичков. К Вашим услугам множество шаблонов и анализ построенной модели с рекомендациями по улучшению, а также автоматическое формирование схем взаимодействий верхнего уровня. Однако, пускай Вас не вводит в заблуждение простота построения диаграмм, Fox Manager – это серьёзный инструмент содержащий большинство необходимых инструментов для полноценного бизнес-моделирования.

Модуль «Контроль»

Данный модуль используется для контроля деятельности предприятия и построения KPI.

Контроль осуществляется следующим образом: Вы создаёте параметр контроля, привязываете его к процессу (при желании), задаёте частоту измерений и допустимые пределы. Затем руководитель может видеть результаты деятельности сотрудников в виде графика за выбранный период.

Ключевые показатели эффективности (KPI) – это те же параметры контроля, только результативность выполнения показателей привязывается к окладу сотрудника в виде денежного вознаграждения. Каждый показатель может иметь свой вес, пользователь может выбрать желаемую формулу расчёта.

Впечатления от модуля

Данный модуль не является обязательным для бизнес-моделирования и, если у Вас уже выстроена система мотивации на базе KPI в другой программе, то Вы можете сэкономить деньги и приобрести редакцию программы без этого модуля. В целом модуль может быть полезен тем предприятиям, которым будет достаточно встроенных базовых возможностей по контролю деятельности и KPI.

Модуль «Документация»

Fox Manager позволяет использовать данный модуль в качестве простой системы документации предприятия. Каждому документу определяется ответственный, место хранения, ведётся контроль ревизий. Также можно распределить доступ к каждому документу среди пользователей.

В принципе, сами документы можно здесь и не хранить, достаточно заполненных карточек для того, чтобы делать ссылки на эти документы из процессов.

Другой интересной особенностью данного модуля является сохранение генерируемых документов прямо сюда, с возможностью учёта изменений. Это действительно уникальная возможность, отсутствующая у всех конкурирующих продуктов. В обычной системе бизнес-моделирования при внесении изменений в бизнес-процессы приходится заново генерировать полный комплект документов, например, должностных инструкций, положений о подразделении и т.п. Fox Manager же позволяет отследить актуальность имеющихся регламентов и сгенерировать должностные инструкции только на те должности, которые затронули изменения в процессной модели.

Впечатления от модуля

Удобная и простая система для введения архива документации предприятия. Если у Вас уже внедрена полноценная система документооборота, то данный модуль будет использоваться как справочник документов для создания соответствующих ссылок в процессах. Главное достоинство – контроль версий генерируемых документов, что позволяет экономить время при повторном формировании регламентирующей документации.

Модуль «Аудиты»

Очень специфический модуль, который будет полезен тем предприятиям, которые внедрили у себя систему менеджмента качества ISO 9001. Позволяет планировать аудиты, распределять ответственности за задачи, вести учёт несоответствий.

Впечатления от модуля

Модуль будет полезен только для предприятий, сертифицированных по ISO 9001:2008, особенно, если СМК только на этапе внедрения.

Модуль «Отчёты»

Программа Fox Manager не имеет собственного редактора отчётов, то есть пользователь не сможет создать свой отчёт «с нуля». Вместо этого предлагается несколько десятков стандартных отчётов, которые должны удовлетворить даже самых требовательных пользователей.

Шаблон должностной инструкции

Шаблон должностной инструкции

Большинство отчётов можно настроить на свой вкус, выбрать разделы для отображения и стиль оформления. Также можно выбрать логотип предприятия, отображаемый на титульном листе каждого отчёта.

Здесь представлены как стандартные отчёты, имеющиеся в любой полноценной системе бизнес-моделирование, такие как, должностная инструкция, положение о подразделении, регламенты процессов, так и специфические, например, оценка стоимости процессов, загрузка персонала, руководство по качеству и многое другое.

Отдельно хочется отметить возможность формирования корпоративного навигатора. Fox Manager может выгрузить данные по оргструктуре, процессам и документам в формат HTML в виде веб-страничек. Затем эти данные можно загрузить в Интернет или на внутреннюю сеть и просматривать через любой браузер, включая даже мобильные версии на планшетах и телефонах. Таким образом сотрудник сможет видеть свою должностную инструкцию и регламенты процессов в любом месте и в любое время. К сожалению, данный формат не подразумевает возможности разграничения доступа к информации, поэтому, ограничивать доступ к контенту придётся администратору предприятия.

Впечатления от модуля

По нашему мнению, программа Fox Manager содержит достаточное количество стандартных отчётов, чтобы удовлетворить потребности большинства пользователей. Любители настраивать и оформлять каждый отчёт «под себя» будут разочарованы из-за отсутствия полноценного редактора.

Модуль «Личный кабинет»

Служебный модуль программы, который позволяет пользователям обмениваться сообщениями, получать напоминания о необходимости проведения измерений в параметрах контроля и показателях эффективности. Также здесь пользователь может видеть значения своих показателей KPI, влияющих на его оклад.

Впечатления от модуля

Простой органайзер-напоминалка по событиям в программе. Хотелось бы в будущих версиях увидеть, как минимум, полноценный календарь и настройку других уведомления (например, об изменении элементов, к которым данный пользователь имеет соответствующие права доступа).

Наше мнение о программе Fox Manager 1.7 в целом

Fox Manager является самой дружелюбной системой бизнес-моделирования по отношению к новичку, благодаря множеству русскоязычных шаблонов, встроенному анализу построенной модели, автоматизации при построении графиков и схем взаимодействий, а также модульному интерфейсу. Весь функционал доступен пользователю сразу без дополнительных настроек, количество отчётов и возможности редактора процессов и оргструктуры впечатляют. В то же время, некоторые опытные аналитики могут быть разочарованы отсутствием возможности тонкой настройки каждого элемента «под себя», постройки процессов верхнего уровня вручную, а также отсутствием возможности создания пользовательских отчётов при помощи макроязыка.

Самая дорогая редакция программы стоит 500 USD за 1 лицензию, что в разы ниже, чем у конкурирующих решений, а если Вам не нужны функции контроля и KPI, то достаточно приобрести редакцию Pro за 350 USD.

One comment on “Fox Manager 1.7 – обзор функциональных возможностей программы

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>