В этой статье мы рассмотрим функциональные возможности системы Fox Manager 2.0 BPA, расскажем о сильных и слабых её сторонах, а также сравним её с аналогичными продуктами.

О разработчике и программе Fox Manager

Система Fox Manager 2.0 BPA является второй по популярности среди отечественных программных продуктов для бизнес-моделирования, о чём свидетельствует как опрос на нашем сайте, так и собственные исследования разработчиков. Несмотря на достаточно широкое распространение программы, представители разработчика предпочитают не участвовать в специализированных мероприятиях и форумах, посвящённых процессному управлению, а продавать программу через собственный сайт и интернет-магазины, соответственно развитой дилерской сети из компаний-партнёров, как например, у Business Studio, у программы Fox Manager нет. Отсутствие партнёров в региональных центрах компенсируется возможностью прохождения недорогого онлайн обучения.

Первая версия программы вышла в 2007 году, однако широкое распространение Fox Manager получил только в 2010 году с выходом версии 1.2, которая приобрела поддержку баз данных SQLite и Unicode. На данный момент программой пользуются более 1000 заказчиков преимущественно из России, Украины и Казахстана.

Концепция программы Fox Manager

Fox Manager 2.0 BPA – представитель классических систем бизнес-моделирования, которые позволяет описать бизнес-архитектуру предприятия и сформировать регламентирующую документацию (должностные инструкции, положения, регламенты процессов, рабочие инструкции и т.п.).

Бизнес архитектура, которую можно описать в Fox Manager 2.0 включает в себя следующие элементы:

• Модель бизнес-процессов (описывает регулярную деятельность предприятия)
• Организационная структура (описывает подчинение и ответственность за работы)
• Используемые ресурсы (например, материалы и документы, с которыми работает предприятие)
• Внешние субъекты (например, поставщики и подрядчики, которые участвуют в бизнес-процессах)

Стоит обратить внимание на то, что рассматриваемая редакция программы Fox Manager 2.0 BPA не содержит модулей для контроля показателей бизнес-процессов, таких, как, например, KPI или ССП. С одной стороны, этот функционал нужен далеко не всем (многие предприятия предпочитают использовать KPI в 1С или CRM-системе), а его отсутствие позволило сделать программу более простой и доступной, но, с другой стороны, сторонники подхода «всё в одном» могут быть разочарованы отсутствием этих вспомогательных функций. Ещё одной особенностью программы является наличие расширенного функционала по подбору персонала и ведению базы знаний по компетенциям, профессиям и личным качествам сотрудников, о котором мы подробно расскажем в соответствующем разделе.

Интерфейс программы Fox Manager 2.0 BPA

В версии 2.0 разработчики Fox Manager полностью переписали интерфейс программы, который теперь абсолютно не похож ни на одну из имеющихся на рынке систем бизнес-моделирования. При загрузке программы вы попадаете на рабочий стол, на котором расположены главные элементы управления. Каждый пользователь может настроить свой рабочий стол по своему усмотрению, например, поменять обои или вынести ярлыки на часто используемые процессы, документы, физические лица или элементы оргструктуры.

Выглядит непривычно, но вполне в русле современных тенденций, неподготовленному пользователю разобраться с таким интерфейсом будет намного проще чем с большим количеством справочников и всплывающих меню из традиционного корпоративного программного обеспечения. Здесь также присутствует встроенный мессенджер, аналогичный скайпу, который позволяет в режиме реального времени общаться с другими пользователями программы, а также передавать им ссылки на бизнес-процессы, документы и другие элементы программы.

Богатые настройки визуального оформления — это всегда хорошо, но намного важнее насколько удобно работать с таким интерфейсом пользователю. Должны признать, что возможность открытия каждого элемента программы в новом окне пришлась весьма кстати, очень часто при построении бизнес-модели возникает необходимость внести правки в другой процесс, не закрывая открытую диаграмму. То есть, Вы легко можете одновременно редактировать несколько процессов, держать открытой схему оргструктуры и заполнять любые справочники. Особенно хорошо новый интерфейс будет смотреться на современных широкоформатных мониторах, способных уместить большое количество одновременно открытых окон.

Архитектура программы Fox Manager 2.0 BPA

Раньше программа Fox Manager умела работать только с файловой базой, но начиная с версии 2.0 разработчики добавили поддержку почти всех современных баз данных, а именно:

• MS SQL Server
• MySQL
• PostgreSQL
• IBM DB2
• Interbase
• Oracle
• SQLite

Для небольших предприятий, с нашей точки зрения, самым оптимальным вариантом по-прежнему остаётся использование файловой базы данных SQLite, поддержка которой есть и в самой последней версии программы. Данная база данных не только обеспечивает самую высокую скорость работы с программой, но и не требует администрирования и может быть легко переносимой, по сути это просто файл, который можно скопировать или хранить на флешке.

Важно отметить тот факт, что программа Fox Manager 2.0 BPA одна из немногих систем бизнес-моделирования, которая содержит собственный текстовый и графических редактор для бизнес-процессов и схем организационной структуры. Для полноценной работы в программе Fox Manager вам не понадобиться ни Microsoft Word, ни Microsoft Visio, ни Excel. С нашей точки зрения — это большой плюс, так как, например, при работе с Business Studio и Бизнес Инженером неприятные «тормоза» возникали каждый раз именно при синхронизации данных с редактором Microsoft Visio, который использовался для моделирования процессов. Минусом такого подхода можно назвать недостаточный функционал встроенного текстового редактора Fox Manager, например, в текущей его версии отсутствует поддержка колонтитулов.

Скорость работы программы

Скорость работы в Fox Manager очень сильно зависит от сценария использования программы. При работе с локальной базой данных SQLite на своём личном ПК, скорость практически всегда находится на высоком уровне. При размещении базы данных в сети производительность падает на 20%-70%, в зависимости от скорости соединения с сервером и типа используемой БД (мы тестировали программу на MS-SQL Server и MySQL), но при этом всё ещё находится на достаточно хорошем уровне. Но чудес не бывает, при большом количестве должностей (более 2000) и процессов, некоторые отчёты начинают формироваться достаточно долго, особенно матрицы и корпоративный портал.

К счастью, в последнем обновлении программы многие операции стали обрабатываться в фоне, так, например, список сотрудников, состоящих из нескольких тысяч позиций открывается всего за пару секунд, а считывание дополнительных полей (пол, возраст, компетенции, семейное положение и т.п.) хотя и занимает 20-30 секунд, но никак не мешает дальнейшей работе в программе, то есть вы можете просматривать карточки или строить процесс, не дожидаясь полной загрузки всех полей справочников.

В целом, на фоне конкурирующих продуктов, программа работает достаточно быстро. Наши слова подтверждаются и опросом пользователей на сайте разработчика:

Стабильность программы Fox Manager 2.0 BPA

Официально программа Fox Manager 2.0 BPA вышла 23 октября 2015 года, за это время разработчики устранили большинство найденных ошибок и недоработок, поэтому на сегодняшний день программа работает достаточно стабильно, хотя нам и удалось спровоцировать ошибку при попытке присоединить файл, который в это время был открыт в Microsoft Word. Следует также отметить, что, если Вы разместили свою базу данных в сети, а не на локальном ПК, то следует удостовериться в качестве связи, так как программа достаточно строго относится к наличию стабильного соединения с сервером при обмене данными.

Организационная структура

В руководстве пользователя разработчики рекомендуют начать работу с программой с заполнения справочников в меню орг. структуры. Для заполнения справочника необходимо построить дерево слева, а в правой части окна отобразится сформированная графическая схема выбранной ветки организационной структуры.

Диаграмма, отображаемая в правой части окна, формируется программой автоматически каждый раз, когда Вы выбираете элемент в дереве. Вы можете настроить её внешний вид и содержание, но перемещать блоки и редактировать графическую диаграмму нельзя. Если Вы хотите отредактировать графическую схему самостоятельно, красиво вписать все элементы на нужный формат листа и вставить полученную диаграмму в отчёт, то Вам следует воспользоваться встроенным графических редактором оргструктуры.

Поначалу такое разделение кажется нелогичным, но со временем приходит понимание, что так даже удобнее: в основном Вы будете просматривать автоматически формируемый график, который динамически отображает все изменения в дереве, а красивую, вручную сформированную диаграмму для отчёта можно обновлять гораздо реже, когда все изменения уже внесены и утверждены.

Необходимо заместить, что разработчики Fox Manager уделили организационной структуре достаточно много внимания. У Вас есть возможность не только вести список сотрудников, но и список кандидатов на вакантные должности. Программа позволяет вести базу знаний сотрудников, отмечая какими компетенциями, профессиями и личными качествами они обладают. Позже, при выборе ответственного за функцию в бизнес-процессе, Вы сможете фильтровать должности по заданным критериям, например, программа может вывести список только тех должностей, которые владеют английским языком или тех, кто имеет достаточный опыт в проведении презентаций.

Карточка на физическое лицо содержит информацию о местоположении сотрудника, контактную информацию, а также его семейное положение, возраст, наличие транспорта и т.п. Вся эта информация может быть использована при подборе подходящего сотрудника на вакантную должность.

В программе уже есть русскоязычные шаблоны для типовых требований к должностям, а также стандартный перечень компетенций, профессий и личных качеств.

С одной стороны, данные о компетенциях, профессиях и личных качествах, которыми должны обладать сотрудники, претендующие на должность можно использовать для более грамотного распределения ответственности за бизнес-процессы и при подборе персонала на вакантные должности. Но с другой стороны, это не типичный функционал для системы бизнес-моделирования и потребует участия HR-менеджера, который, скорее всего, не будет в восторге от того, что ему предстоит заполнять какие-то дополнительные карточки, особенно, если для этих целей он использует 1С или какую-то другую специализированную программу. В любом случае, нам понравилась реализация организационной структуры в программе Fox Manager 2.0 BPA, заложенные в программу возможности выглядят более чем солидно на фоне конкурирующих решений, в которых оргструктура – лишь вспомогательный справочник.

Бизнес-процессы в Fox Manager 2.0 BPA

Редактор процессов

Как бы ни была хороша организационная структура в Fox Manager, следует признать, что именно возможности по моделированию процессов являются ключевыми при выборе системы бизнес-моделирования. Как мы уже отмечали выше, программа содержит встроенный собственный редактор для моделирования бизнес-процессов, а не полагается на возможности Visio.

Разумеется, встроенный в Fox Manager редактор уступает Microsoft Visio в части графического оформления процессов. Вы можете настроить шрифт, фон, цвета блоков и линий, но Вам не удастся сделать свою рамку или применять различное форматирование текста к отдельным блокам. Зато встроенный редактор работает гораздо быстрее и не содержит лишних элементов, которые не используются для выбранной нотации.

Строить процессы можно либо перетаскивая блоки из боковых панелей на диаграмму или при помощи всплывающего меню, которое появляется при выделении любого блока в процессе.

За блоками функций, документов и ресурсов можно закреплять подробное текстовое описание и файлы. Затем содержание этих файлов можно вставить в отчёт или просматривать прямо из схемы. Например, Вы можете закрепить за функцией какую-то инструкцию или видеофайл, а пользователю будет достаточно кликнуть на схему и открыть его, без необходимости заходить в редактор процесса и не прибегая к формированию отчёта.

Ещё одна полезная функция: ведение учёта ревизий и изменений в процессе. Каждый раз, когда Вы вносите изменение в графическую схему и сохраняете процесс, программа Fox Manager 2.0 автоматически создаёт новую ревизию и Вы в любой момент можете визуально сравнить две версии одного и того же процесса.

В идеале, нам хотелось бы, чтобы изменения можно было не только увидеть, но и «откатить» назад автоматически.

Нотация процессов нижнего уровня

Разработчики Fox Manager взяли за основу стандартную нотацию Basic Flowchart и добавили в неё несколько дополнительных блоков, которые наглядно показывают ответственность и используемый документ или ресурс. В итоге получился этакий гибрид между Flowchart и ARIS EPC.

С нашей точки зрения получаемые в программе схемы выглядят довольно простыми, но при этом достаточно наглядными. Особенно приятно, что схемы «живые», то есть Вы можете настроить отображение нужной информации напротив блока, например, времени выполнения, частоты, стоимости и т.п.

При этом каждый раз, когда Вы будете менять параметры функции или ответственного, программа будет автоматически перечитывать все поля и обновлять стоимость выполнения функции прямо в редакторе, без необходимости формирования отчёта.

В целом используемая нотация нам понравилась, единственный момент, который нам показался недостаточно продуманным – это создания входящих и исходящих ссылок из документов: при большом их количестве читать диаграмму становится достаточно сложно, приходиться такие связи сворачивать.

Программа имеет несколько десятков стандартных шаблонов процессов и множество стандартных функций, которые можно использовать при моделировании процессов. Хотя наличие шаблонов и способно облегчить построение модели для новичка, но мы всё же рекомендуем не злоупотреблять их использованием, иначе Вы рискуете получить обобщённую модель деятельности не имеющую никакого отношения к Вашему предприятию.

Процессы верхнего уровня в Fox Manager 2.0 BPA

Теперь мы перейдём к рассмотрению одной из самых интересных и неоднозначных возможностей Fox Manager, а именно – к построению процессов верхнего уровня. На процессах верхнего уровня принято отображать деятельность предприятия укрупнённо. То есть обычно, часть связей «агрегируется», то есть объединяется в более обобщённый вариант, а какая-то часть и вовсе игнорируется. Например, если между двумя процессами нижнего уровня передаются документы «Техническое задание», «Инструкции поставщикам» и «График работ», то на верхнем уровне они могут будут объединены в понятие «Тендерная документация» и обозначены одной стрелкой.

Не секрет, что моделирование деятельности сразу на нескольких уровнях непростая задача для бизнес-аналитика. Возникают вопросы, какие именно данные следует показывать, а какие не важны на данном уровне детализации, не говоря уже о проблемах синхронизации модели: внесли изменения в процессы нижнего уровня – не забудьте внести соответствующие правки и в процессы верхнего уровня. Из-за сложностей моделирования подобных схем некоторые пользователи предпочитают вовсе не строить процессы на верхнем уровне, ограничившись древовидным справочником, а описать только процессы нижнего уровня с реальными взаимодействиями, которые переносятся в регламентирующую документацию.

Разработчики Fox Manager решили данную проблему нестандартно: программа формирует верхний уровень процессов сама, полностью автоматически, беря за основу взаимодействия в процессах нижнего уровня. Естественно при этом синхронизировать модели не нужно, так как все показанные взаимодействия будут актуальны, а в случае внесения изменений – схему верхнего уровня можно сгенерировать заново. Возникает лишь одна проблема: программа не обладает человеческим интеллектом и не способна агрегировать стрелки, поэтому все взаимодействия будут отображены как они есть, то есть, рассматривая пример выше, мы получим не одну связь «Тендерная документация», а три: «Техническое задание», «Инструкции поставщикам» и «График работ».

С нашей точки зрения такое упрощение имеет право на жизнь. Да схема, может получиться перегруженная связями, но, во-первых, у Вас есть возможность выбора типа связей, которые Вы хотите отобразить, а во-вторых, на формирование схемы уходит всего несколько секунд, против нескольких часов при ручном моделировании. Разумеется, мы не будем утверждать, что автоматическое формирование схем – это идеальное решение задачи отображения связей на верхнем уровне модели, важно понимать, что Вы жертвуете наглядностью, но экономите время и исключаете возможность возникновения ошибок при синхронизации модели.

Отчёты в программе Fox Manager 2.0 BPA

Программа содержит пару десятков стандартных отчётов, среди которых есть: должностная инструкция, положение о подразделении, регламент процесса, рабочая инструкция, штатная расстановка, отчёт по загрузке персонала, отчёт по входам и выходам процессов и т.п. Сами отчёты по своему содержанию достаточно стандартны, не требуют дополнительной настройки и схожи с отчётами других систем бизнес-моделирования. Кроме этого в программе имеется редактор, при помощи которого можно изменить внешний вид и содержание любого отчёта.

Сам редактор показался нам очень удобным, создание собственного отчёта не сложнее чем редактирование документа в MS Word, достаточно просто перетащить мышкой соответствующие переменные из левой панели в окно текстового редактора. К сожалению, за простоту и удобство нужно чем-то платить — редактор имеет свои функциональные ограничения. Для наполнения отчёта используются переменные, которые разработчики заранее вынесли на панель в левой части окна редактора, которая соответствует выбранному типу отчёта. И хотя количество переменных достаточно велико, но, если Вы хотите добавить в отчёт какую-то совсем нестандартную информацию, о которой разработчики не продумали заранее, то без соответствующей переменной Вы не сможете этого сделать.

Частично эта проблема решена при помощи так называемых пользовательских полей. В меню администрирования при помощи несложных манипуляций можно добавить новое поле в любую карточку, например, в карточку на должность, на сотрудника, на процесс, на функцию и т.д. При этом в редактор автоматически добавляется соответствующая переменная, которую теперь можно вывести в отчёт. Таким образом пользователь может достаточно быстро решить простую задачу, например, добавить в карточку на процесс поле «Тип процесса» с выпадающим списком, а затем вывести эту информацию в регламент процесса. К сожалению, с более сложными задачами редактор Fox Manager 2.0 BPA не справится. Вы не сможете создать собственный справочник, как, например, в 1С, также Вы не сможете создать поле, которое свяжет между собой два справочника.

Помимо стандартных отчётов в текстовом виде, программа Fox Manager позволяет формировать матрицы, которые затем можно экспортировать в Excel. В самой программе матрицы смотрятся достаточно наглядно, но требуют достаточно больших вычислительных мощностей, поэтому мы рекомендуем их ограничивать при помощи специальных фильтров.

Также стоит обратить внимание на то, что при экспорте матрицы в MS Excel текст, перевёрнутый на 90 градусов снова начинает отображаться горизонтально, поэтому если Вы планируете распечатать матрицу на принтере, то Вам потребуется уделить дополнительное время форматированию таблицы в Excel.

Корпоративный портал

Возможность формирования корпоративного портала стала фактически стандартом де-факто для систем бизнес-моделирования. Он может заменить стандартные бумажные отчёты и позволяет сэкономить деньги на покупке дополнительных лицензий программного продукта. При помощи портала Вы сможете выгрузить всю регламентирующую документацию в Интернет или на локальную сеть организации, при этом каждый пользователь сможет получить к ней доступ с любого устройства, включая смартфоны и планшеты при помощи браузера, без необходимости покупки и установки программы Fox Manager 2.0 BPA.

Портал создаётся достаточно просто: Вы выбираете пользователей, для которых хотите сформировать портал, а также доступные отчёты, которые хотите выгрузить. Отличительной особенностью реализации портала в программе Fox Manager является возможность распределить доступ к порталу для каждого пользователя отдельно без всяких дополнительных настроек.

Разумеется, существует ещё более продвинутые решения, например, Business Studio Portal или Бизнес-инженер Web-портал, но они уже продаются и лицензируются отдельно от системы бизнес-моделирования.

Корпоративный портал в Fox Manager 2.0 BPA хорош в первую очередь своей простотой, он не требует тонкой настройки, дополнительного сервера и лицензий, и при этом работает практически на любом хостинге.

Наши впечатления о Fox Manager 2.0 BPA

Fox Manager 2.0 BPA не является самой функциональной из доступных на рынке систем бизнес-моделирования, зато однозначно является самой простой и понятной. Причём эта простота достигается не за счёт урезания функционала, а благодаря некоторым оригинальным решениям, отсутствующим у конкурирующих продуктов, например, возможности автоматического формирования схемы процессов верхнего уровня.

Fox Manager – это идеальное коробочное решение, которое можно использовать в своей деятельности с минимальными настройками и затратами на обучение. Такой продукт в первую очередь подойдёт тем предприятиям, которые планируют внедрять программу своими силами или с минимальным привлечением сторонних консультантов.

Если же речь идёт о крупной корпорации, у которой уже есть свой отдел организационного развития или процессный офис, разработаны собственные методики, а сотрудники уже обучены для работы под какую-то конкретную нотацию или программный продукт, то существует риск того, что Вы не сможете настроить программу Fox Manager под свои специфические требования.

Сильные стороны Fox Manager

• Простота освоения за счёт удобного интерфейса и множества шаблонов;
• Встроенный графических редактор процессов и отчётов;
• Удобная для моделирования нотация бизнес-процессов;
• Дополнительные возможности по подбору персонала и ведения базы знаний сотрудников;
• Стоимость лицензии и обучения в несколько раз ниже чем у конкурирующих продуктов;

Недостатки Fox Manager

• Отсутствие вспомогательного функционала (ССП, KPI);
• Отсутствие региональных партнёров в областных центрах;
• Недостаточные настройки модели под некоторые индивидуальные и специфические задачи крупных корпораций;