Рассуждения о статичных и динамических процессах

Автор: Цибро Юлия

Когда деятельность предприятие дорастает до решения вопроса осознанного управления бизнес процессами, руководители/собственники начинают кидаться в интернет или искать по знакомым программное обеспечение, которое поможет справиться с этой задачей. Некоторые пытаются это решить инструментами каменного века, типа ручки и бумажки. Сразу отбросим такие методы, потому что это вообще позорно и неприемлемо. Живете в 21 веке — будьте добры решайте проблемы 21 века с помощью инструментов своего времени.

Обычно подобные программы ищут по ключевому слову «управление бизнес процессами». Если не обращать внимание на информационный мусор, типа консалтинговых услуг и семинаров по бизнес процессам, то мы увидим 2 типа ПО которое управляет бизнес процессами. Это программы по моделированию бизнес процессов и программы по исполнению бизнес процессов. Вот что нужно знать…… Эти программы выполняют совершенно разные задачи. Как бы не пыжились владельцы и распространители этих программ и не писали умные статьи о том, что эти программы делают все связанное с бизнес процессами, но это не так. У программ совершенно разное назначение. И в идеале для полноценного управления, необходимо использовать оба типа программ.

Попытаемся разобраться…

Допустим у нас есть обычный руководитель/собственник, имеющий некоторую инфраструктуру и подчиненный персонал. Со временем у нашего пользователя, неизбалованного опытом работы с бизнес процессами, возникает определенная проблема – частичная потеря понимания и контроля над тем, как работают его подчиненные. Нет полной определенности в том, что делает каждый человек в отдельности. Понять это можно только одним способом – понаблюдать за работой и попытаться связать между собой действия персонала в осмысленную последовательность, имеющую цель. А говоря профессиональным языком необходимо построить бизнес процессы.

И тут начинается самое интересное: дело в том, что, как я уже говорила, программы по построению бизнес процессов условно делятся на 2 группы: статичные и динамичные.

СТАТИКА от греческого στατός — «неподвижный»

Статичные программы позволяют создать модель деятельности предприятия, сообщества, корпорации и т.д., то есть построить иерархическую структуру персонала/субъектов участвующих в деятельности предприятия и распределить функции в бизнес процессах в привязке к этой структуре. Как, например, иерархическая структура:

Оргструктура

Оргструктура

И один из бизнес процессов, который распространяется на персонал этой структуры, а именно подразделения «Кофе Шоп».

Бизнес процесс

Бизнес процесс

Итак, наш пользователь выстроил оптимальную подчиненность, прикинул, как выполняются процессы, распределил ответственность среди персонала, так, чтобы никто не выполнял одну и туже функцию по 2 раза, создал процессы, где никто никому не мешает выполнять свои обязанности, то есть регламентировал деятельность, удовлетворенно посмотрел на проделанную работу и сам себе задал вопрос … ?????????? что дальше?

Если программа достаточно функциональна, можно просчитать примерное время и стоимость выполнения процессов, а значит рассчитать полезную занятость своего персонала. Вероятно, наш пользователь подумал и поработал с временными и стоимостными параметрами, а затем опять, посмотрев на проделанную работу задал тот же вопрос — что делать дальше???????????

В некоторых программах можно поколдовать с процессами, прикинуть, как и куда двигаются ресурсы, информация, документы. Определить какую долю участия занимают в деятельности предприятия контрагенты и попытаться оптимизировать эту часть деятельности. Допустим, наш пользователь исчерпал все инструменты оптимизации. Но, как я понимаю, оптимизировать до бесконечности предполагаемую деятельность нельзя, рано или поздно придется остановиться на каком-то варианте.

И опять мы вернемся к тому же вопросу что же делать с такой программой дальше??????????????

Ответ – в общем ничего. После того Вы полностью регламентируете деятельность своего персонала и оптимизируете все это, программа себя полностью исчерпывает. Вы решаете только часть задачи – регламентацию и оптимизацию, что касается полноценного контроля о котором грезил наш предполагаемый пользователь, его он в такой программе полноценно проводить не сможет.

И пусть разработчики статики не рассказывают сказки, не лепят костыли типа кокпита (бизнес студио) или контрольные модули (Фокс менеджер). С помощью такого контроля можно только заполнить результаты постфактум и построить график динамики, показателей которые уже, увы, свершились…)))).

Полноценно контролировать процессы с помощью  таких программ однозначно НЕЛЬЗЯ. Статьи распространителей подобных программ о том, что они могут контролировать деятельность и управлять бизнес процессами, выглядят жалко…Статичные процессные модели — как чертеж дома, каким бы хорошим он ни был это всего лишь дом на бумаге, который предстоит построить. Для реального контроля нужна динамика, не важна нотация в которой строятся процессы, вместо нотации можно использовать даже задачи и связывать их исполнение между собой.

Итак, главная исключительная польза от статичной программы:

Создание процессной модели, с большим приближением к действительности, распределение функций и ответственности среди персонала, расчет времени и стоимости процессов, как результат — оптимизация расходов на персонал. Самое большое достижение в таких программах — получение регламентов, должностных инструкций и положений по подразделениям или департаментам. Можно сказать, что это итог работы в программе. Неважно какой интерфейс у статичной программы, насколько быстро она работает и какая  у нее дополнительная функциональность.

Результат от статики один – мы получаем регламентирующие документы.

Конечно, одноразовыми такие программы тоже назвать нельзя…. Просто пользователям необходимо понимать, что для контроля процессов должно быть логическое продолжение. Нужно перейти от действий которые мы производили с должностями в модели, к пользователям – с которыми работают динамичные программы.

ДИНАМИКА от греческого δύναμις— сила, мощь

Для этого подойдут программы, которые помогают ставить задачи пользователям и программы для построения и исполнения процессов в реальном времени.

Чем  же замечательны подобные программы? Современный вариант дает возможность создать последовательность выполнения любых действий, допустим процесса продаж, задать условия  выполнения для каждого действия, распределить ответственность пользователей пошагово. Управляет и запускает задачи и процессы реального времени Администратор, в результате пользователи получают конкретные задания, а администратор/собственник/руководитель видит деятельность по продажам пошагово в реальном времени, то есть оказывается  в гуще событий и может контролировать каждую заявку и исполнителя. В зависимости от того как реализован мониторинг в подобной программе, можно обобщать результаты по различным атрибутам и видеть деятельность за заданный период времени. Это и есть тот контроль, работы подчиненных, о котором так беспокоился наш обычный руководитель/собственник. При запуске процесса продаж мы получаем CRM систему. Прелесть программ по исполнению процессов реального времени заключается в том, что мы можем построить и запустить любой процесс – управления документацией, закупок, производства, рекрутинга и так далее… В общем какой нарисуем))))

В новых средах разработки некоторые программы позволяют получать задачи прямо на мобильные устройства или видеть свои задачи на веб-приложениях, что значительно повышает эффективность работы.

При хорошо поставленном мониторинге можно легко контролировать деятельность персонала и при необходимости вмешиваться в нужные моменты, не дожидаясь негативных результатов завершения процессов.

Результат использования динамики – постоянный контроль деятельности.

Итог……..

Статичные программы работают с должностями, динамичные — с пользователями, статика нужна для регламентации, динамика — для контроля и мониторинга. Нотации статичных и динамичных процессов совершенно разные, а чудесной программы, которая бы хорошо делала и то, и другое пока нет, но такая программа вполне может быть разработана…

Уже есть несколько разработчиков которые работают над этой проблемой, а пока, исходя из принципа «программы разные нужны программы разные важны)))))))))))))», мы должны четко понимать задачи которые мы ставим перед собой и функциональные возможности программного обеспечения, которое мы покупаем и самое главное научится разделять ДИНАМИКУ и СТАТИКУ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>